ในขณะที่เราเปลี่ยนผ่านจากช่วงการแพร่ระบาดไปสู่โรคประจำถิ่น เป็นที่ชัดเจนว่าทั้งชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงานของเราจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ รูปแบบการใช้ชีวิตและการทำงานใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นจากความจำเป็นในช่วงการแพร่ระบาดได้กลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ มีบริษัทเพียงไม่กี่แห่งที่มองสำนักงานในรูปแบบเดิมเหมือนช่วงก่อนการแพร่ระบาด โดยส่วนใหญ่ยอมรับรูปแบบการทำงานแบบผสมผสานที่พนักงานทำงานจากที่บ้าน (WFH) 2-3 วันต่อสัปดาห์
ความท้าทายครั้งใหญ่สำหรับบริษัทที่กำลังเปลี่ยนไปสู่รูปแบบการทำงานแบบ ‘Agile’ คือการกำหนดวิธีจัดการบุคลากรที่ทำงานนอกสถานที่อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ทั้งในแง่ของการเข้าใช้สถานที่ทำงาน กล่าวคือ ใครจะเข้าสำนักงานและเมื่อใด รวมถึงในแง่ของประสบการณ์ผู้ใช้ ซึ่งประการหลังเกี่ยวข้องกับความท้าทายในการจัดการการจัดหาและการจัดสรรทรัพยากรในสำนักงาน เช่น ห้องประชุม โต๊ะทำงาน และจุดปฏิบัติงาน เพื่อตอบสนองความต้องการของบุคลากรที่ทำงานนอกสถานที่ ทั้งในด้านผลิตภาพ ความต้องการในการทำงานร่วมกัน และความผูกพันต่อองค์กร
บุคลากรที่ทำงานแบบ Agile จำเป็นต้องมีเครื่องมือในการกำหนดตารางเวลาและจองทรัพยากรเหล่านี้ได้อย่างราบรื่นผ่านโทรศัพท์มือถือ แล็ปท็อป หรือแพลตฟอร์มอีเมล หากไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ ก็อาจส่งผลเสียต่อทั้งประสบการณ์ผู้ใช้และความผูกพัน รวมถึงบั่นทอนผลิตภาพในการทำงานด้วย ปัจจุบันมีโซลูชันเทคโนโลยีการจองทรัพยากรเพื่อช่วยควบคุมและจัดการการจองทรัพยากรในสำนักงาน ส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ (User Interface) ที่ใช้งานง่าย พร้อมด้วยสิทธิ์การจองที่กำหนดค่าได้สะดวกสำหรับผู้ใช้เฉพาะรายในวันที่กำหนด จะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบการทำงาน ‘ทางเลือก’ และส่งเสริมประสบการณ์ที่ดีให้แก่บุคลากรที่ทำงานนอกสถานที่ของคุณ
พื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น – ด้วยการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและวัฒนธรรมการทำงานที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องและคาดเดาได้ยาก จึงเป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทต่างๆ ในการคาดการณ์ตำแหน่งงานในอนาคต เนื่องจากตำแหน่งงานที่สำคัญหลายตำแหน่งในปัจจุบันไม่เคยมีมาก่อนในอดีต ด้วยเฟอร์นิเจอร์ที่ปรับเปลี่ยนได้และพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น เทคโนโลยีใหม่ๆ และจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นจะสามารถรวมเข้ากับพื้นที่เดิมได้อย่างง่ายดายและเกิดการหยุดชะงักน้อยที่สุด
เมื่อพิจารณาถึงความยากลำบากที่บริษัทต่างๆ ต้องเผชิญในการสรรหาและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถ การสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ผู้ใช้จึงเป็นสิ่งสำคัญและไม่ควรละเลย เราได้เห็นบางบริษัทประสบความล้มเหลวอย่างสิ้นเชิงในจุดนี้ เนื่องจากขาดการประสานงานระหว่างฝ่ายบริหารอสังหาริมทรัพย์และฝ่ายบริหารธุรกิจในท้องถิ่น กับกลุ่มเทคโนโลยีสารสนเทศระดับโลกของธุรกิจที่ยืนกรานว่าตนเป็นผู้รับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียวในการตัดสินใจว่าจะนำเทคโนโลยีใดมาใช้ ปัญหาในกรณีนี้คือ แม้ว่านโยบายขององค์กรคือการลดขนาดพื้นที่อสังหาริมทรัพย์ทั่วโลกให้เร็วที่สุดโดยการเปลี่ยนไปใช้การทำงานแบบ Agile แต่กลับไม่มีการตัดสินใจเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้สนับสนุนเพื่อให้เกิดขึ้นได้จริง ผลลัพธ์ที่ได้คือทีมบริหารระดับภูมิภาคที่ต้องดำเนินการทำงานแบบ Agile ถูกระงับการจัดหาเทคโนโลยีที่จำเป็นโดยฝ่ายไอทีระดับโลกที่ไม่ได้ดำเนินการด้วยความเร็วที่เท่ากัน ส่งผลให้โครงการริเริ่มการทำงานแบบ Agile ในท้องถิ่นซึ่งถูกขับเคลื่อนโดยเงื่อนไขสัญญาเช่า ไม่ได้รับการสนับสนุนทางเทคโนโลยีที่ดีพอ ซึ่งส่งผลเสียต่อผู้ใช้ในท้องถิ่น ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณาว่าเทคโนโลยีใดจะถูกนำมาใช้เพื่อสนับสนุนการจัดสรรทรัพยากรในสำนักงานและสร้างประสบการณ์ผู้ใช้ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
